淺析企業人力資源管理對人事檔案管理工作的要求

2020-06-11 08:11:15 《中國集體經濟》 2020年14期

李玫

摘要:近年來,隨著我國社會發展的不斷加快,企業在經濟大戰中獲得了非常好的發展結果,在這個過程中,企業的發展速度變得越來越快。企業在加快發展的過程中,就需要人事檔案管理工作提供更加有力的支持,企業需要不斷提高資料的真實性和準確性,對人力資源進行合理的分配,對企業人力資源發展需求進行準確的預測。文章針對企業人力資源管理對人事檔案管理工作的要求進行了分析,并提出了其中存在問題的解決策略。

關鍵詞:企業人力資源管理;人事檔案;管理工作;要求

一、人力資源管理對人事檔案管理提出的要求

(一)提升價值體系

當前,21世紀企業人力資源管理工作提出了許多新的發展需要,對此,人事檔案管理工作也提出了許多需要滿足的需求。企業要想順利的開展人事檔案改革工作,就需要加強對發展形勢的認識,需要建立起擁有核心價值體系且具有多層次價值的評價體系,將員工作為企業發展觀念的中心,將員工實際的績效情況作為導向,建立起科學合理的薪酬回報制度,有效的提高人力資源管理能力,根據企業實際的發展狀態進行改革和優化。此外,企業在發展的時候還需要按照自己的實際經營情況和文化情況建立起價值體系,這對于人力資源管理工作的開展是非常關鍵的內容。文化的建立對企業來說是一種促進動力,建立文化價值體系能夠幫助企業實現可持續發展。

(二)價值評估策略建立

企業在發展時需要及時對企業員工進行評估,對員工進行評估是非常重要的。企業人力資源在進行管理時需要制定比詳細健全的考核制度,企業需要加大對人員績效考核評估的重視程度,建立健全有效的績效考核評估對策,員工考核機制的建立能夠有助于鼓勵員工工作。對員工開展定時定期的價值評估,將員工的實際業績加入到評估系統當中,將價值評估檔案管理的作用全部發揮出來,這樣能夠為評估體系的不斷完善提供幫助,還能夠對企業當前檔案管理中存在的問題進行改善。此外,企業在開展人事檔案管理的過程中需要將人力資源管理作為核心評價內容,人力資源管理需要不斷地改善,向著專業的方向改進,管理人員也需要不斷地提高自身的管理能力,需要開展培訓工作,對管理人員的專業技能和職業道德素養進行培養和提高,這樣才能夠保證管理工作的正常順利開展。

(三)薪酬回報機制建立

企業所建立起來的薪資回報制度能夠很好的將員工所蘊含的工作積極性激發出來,建立完善科學且有效的薪酬獎懲機制能夠有效的提升員工對于工作的責任心和積極程度,能夠很好的帶動企業內部制度的完善和實施,這對于企業內部加強合作,提高員工對于工作的熱情有著非常重要的意義。

二、企業管理過程中存在的問題

人事檔案管理工作直接影響到了企業人才管理和人事調動等相關信息的管理,企業進行人力資源管理工作的時候,人事檔案管理的強化意識不夠,企業沒有根據當前社會所提出的發展需要,制定出科學有效的人事檔案管理制度,這樣就很難有效的提高企業員工的工作效率,在企業加快發展的時候沒有正確的意識到人事檔案管理工作所起到的作用,在人事檔案管理工作開展過程中也會出現各種各樣的問題,這些問題的出現和產生都直接影響著企業人力資源管理工作的可持續發展。

(一)檔案管理工作效率較低

人事檔案信息是一種隨著員工輸入和輸出不斷產生變化的信息,這也就要求人事檔案信息要及時的對員工的實際流動狀況進行了解。但是實際人事檔案的時效性和管理內容也不是特別完善,經常會出現內容缺失的問題,造成人員流動量較大的問題出現,企業員工使用的相關制度也會遭到一些影響。我國部分企業人事檔案管理機制還是比較落后,人事檔案信息流通速度也比較慢,并且檔案信息程度的補充和更改也比較麻煩,這些問題都對人事檔案信息的使用價值造成了影響,也對企業人力資源管理效率的提高造成了阻礙。人事檔案制度必須靈活起來,建立起比較完善的流通制度。企業部分員工跳槽之后,企業為了能夠留住人才,就會對決定跳槽員工的人事檔案進行扣留,扣留跳槽員工的人事檔案的行為容易與員工產生矛盾,人事檔案也會在員工跳槽的時候出現問題。此外企業制度的不夠完善,企業檔案沒有辦法及時的更新,出現這種問題的時候,企業會對檔案進行重新建立。

(二)人事檔案管理工作用人機制不完善

這些年我國經濟發展速度不斷加快,現代實用的機制也變得更加靈活,企業人員資源管理機制也需要不斷的進行創新和健全。當前很大一部分企業使用人員的機制還是太過于落后,企業人事檔案信息管理工作出現了許多需要解決的問題。但是因為人事檔案牽扯到非常多個環節,企業就很難對管理制度進行完善,這也就使得人事檔案在進行歸檔和整理的時候會出現問題,造成檔案清理和流動沒有辦法有效的進行,嚴重的時候會出現檔案混淆的情況,這樣對于員工資料的真實性的反應也就大幅度降低了。一些企業對于員工曾經的工作經歷重視程度較高,在進行員工招聘的時候考察方面比較單一,單純注重員工的工作能力,對員工約束不光是依靠檔案扣押的方式,還與員工達成了工作意見,采用合同的方式完成用人機制,這對于企業人力資源管理工作的開展有著一定的影響。

三、人事檔案管理工作對人力資源管理改進優化策略

(一)人事檔案管理制度創新

企業人事檔案信息是會隨著員工變動而變動的信息,企業需要正確的意識到人事檔案管理工作的重要程度,建立起科學有效且健全的人事檔案流通制度。企業需要對人事檔案的遷移程度進行精簡,在遇到問題的時候需要及時的和檔案的當事人員進行聯系,建立起靈活的人事檔案管理制度,不斷地提高信息更改和人事檔案補辦的工作效率,根據員工的實際履歷的增加,人事檔案信息也需要產生變化。建立起靈活多樣化的人事檔案管理制度能夠有效的提升人事檔案信息的真實性和精確性,能夠為企業人力資源管理工作提供真實有效的人事信息,這對于企業人力資源管理工作的效率有著很大的提升。對此,企業人力資源管理部門就需要加大對人事檔案信息真實性的重視程度,定時定期的對企業人員的檔案信息進行完善,對新添加進去的信息,需要及時的進行資料的審核,保證人事檔案信息的真實可靠,對人事檔案的完整性進行調查。如果出現人事方面變動的時候,人力資源部門需要根據設立的人事檔案管理制度,對人事檔案信息進行準確的信息傳達。

(二)提升管理人員工作能力

企業需要依靠我國科學先進的信息技術,充分使用計算機信息技術開展人事檔案等相關方面的工作。在開展人力資源管理工作的時候,將計算機信息技術加入到工作使用中去,能夠進一步優化工作的效率和準確性,建立起人事檔案信息數據庫,使用科學有效的方法對信息庫進行管理和更新以及維護,不斷地根據實際的情況對人力資源管理的信息進行健全。將計算機信息技術使用到表格的制作上面,制作電子表格以此來保證人事檔案信息的更新和傳遞。企業在開展人力資源管理工作的過程中,需要優先使用科學先進的技術,對傳統的管理方式和制度進行改進和優化,保證人事檔案管理工作具有現代化能力和自動化能力,向著智能化的方向發展,不斷地提高人事檔案管理工作的質量和效率。因為人事檔案信息詳細的記錄了企業員工曾經的工作經歷,所以企業在對員工進行培訓的時候,需要從人事檔案信息中找到具有價值的信息,雖然人事檔案信息不能夠完全當做企業用人選拔的標準,但是在實際人事調動的時候,也可以作為一些參考,這些信息都能夠幫助企業了解員工,讓企業能夠使用科學有效的方法分配企業擁有的人力資源。此外,因為企業人員流動比較頻繁,就很容易出現私截檔案,這樣就阻礙了人力資源管理工作的發展,嚴重的時候還有可能出現管理方面的盲區,產生檔案內容不真實和不完善的情況出現,這些都會對人力資源管理工作的開展造成影響。所以要想防止人事檔案在流轉過程中出現損害的情況,企業就需要對人事檔案遷移程序進行精簡,正確的處理問題檔案,和檔案的當事人進行聯系,協商好之后再有效的進行處理。

(三)結合實際設立教育培訓項目

企業還需要根據員工所擁有的優點,制定出具有多元化的培訓項目,對員工進行有目標性的培訓,這樣能夠對員工發展中存在的不足進行改善。在選擇教育培訓項目的時候,需要將可能產生影響的因素進行區分,保證員工能夠確確實實的提高工作方面的能力,讓員工具有較強的歸屬感,在這個基礎之上開展小組合作,不斷地提高員工的工作能力,培養員工的團結意識。

四、結語

從上文中能夠明確的看出,我國經濟發展速度不斷加快,人力資源對于企業的重要程度也表現了出來。企業想要在當前競爭十分激烈的市場中占據一席之地,就需要及時的明確人力資源管理的重要程度,不斷地加強人事檔案管理工作,科學有效的提升人事檔案管理人員的綜合水平,通過專業培訓,提高人力資源管理質量和效率,為企業可持續發展提供有力的保障。

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(作者單位:天津辰創環境工程科技有限責任公司)

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